Lo que no debes olvidar al momento de organizar un evento
Es parte fundamental dentro de la organización de cualquier tipo de evento, el contemplar a detalle cada escenario.
La nula o poca credibilidad de ciertos factores, han llevado a eventos al desastre.
Mencionamos algunos de los detalles en los cuales, te sugerimos NO incurrir.
1) Subestimar
Cuando piensas que porque la época del evento es propicia para no considerar detalles tales como: ¿Y si hace frío? ¿y si llueve?; sigues tu lógica de acuerdo a experiencias y decides: No considerar una carpa.
El día del evento nada te garantiza que lo que “no ha sucedido recientemente” se comporte de la misma manera. Y ese día: en plena celebración en un jardín: llueve intensamente y tus invitados al igual que el organizador y coordinador viviendo el momento tan llamado “lo inesperado”. Recuerda “mejor prevenir que lamentar”.
2) La excesiva confianza:
Otro error común es confiar en exceso. Si piensas que por haber llevado acabo una planeación impecable durante meses ¿es sinónimo de que NO habrá errores el día de tu evento y que todo saldrá tal cual lo has planeado? La “lógica” determina eso, sin embargo, la experiencia comparte que SIEMPRE surgirán imprevistos el día de tu evento.
3) ¿Marco teórico Vs Experiencia?
¿Piensas que por contar con post doctorados de la carrera de organización de eventos ya eres todo un experto en materia y es suficiente? Un evento tiene imperfecciones y hay que saber cómo manejar y solucionar los imprevistos. Recuerda que tu responsabilidad es darles el mejor día de su vida.
La realidad es que el marco teórico es importante, pero determinante es la EXPERIENCIA.
4) No es necesario hacer una visita de inspección, es un lugar como cualquiera.
Cuidado con no hacer una visita de inspección adecuada y fijándote en cada detalle.
Invita a cada proveedor de TODOS los rubros a efectuar el mismo día la visita de inspección.
Utiliza herramientas de apoyo como: videos, anotaciones y antes de validar la sede por ser “un lugar como los demás” ¡revisa a detalle!
Si no efectúan dicha visita, vivirán muchas más de las adversidades a las que te enfrentarás como coordinador de evento el día del evento.
5) No hace falta el contar con Protocolos de seguridad
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